360° tagasiside

Loe ka seda:

360° tagasiside ohud ja vead

Kuidas hinnata hindamist? 360 tagasiside usaldusväärsusest.

Miks valida meid oma uuringupartneriks?

• Rakendame kaasaegse neuroteaduse seisukohti tagasiside ja inimese arengu toetamise osas.
• Arvestame küsimustike koostamisel seda, mis on objektiivselt hinnatav ja mis mitte. Paneme rõhu pigem kvalitatiivuuringu meetodi kasutamisele, korduvate mustrite leidmisele ja vähem numbrilistele hinnetele.
• Eelistame kaasata sihtgruppi küsimustiku koostamisse. Vajadusel saame teha personaalsed küsimustikud.
• Seetõttu ei kasuta me standardseid küsimustikke ja automaatselt genereeritavaid raporteid. Iga uuring on rätsepatöö ning kogu protsess, sh raportid on unikaalsed.
• Sobime partneriteks organisatsioonidele, kus tahetakse päriselt õppimist ja arengut toetavat tulemust.

Lühidalt – mis on 360° tagasiside

360° tagasiside on arendamisinstrument, mille abil on võimalik koguda kompleksne tagasiside inimese kompetentsidele, oskustele ja käitumisele. Tuleb meeles pidada, et mitte hindamine, vaid tagasiside on see, mis meetodi väärtuslikuks muudab ja millel peaks asuma rõhumärk.

Protsessi tulemusena saab inimene teada, kuidas tajuvad tema käitumist kaastöötajad või teised temaga lähedalt seotud grupid. Joonistuvad välja inimese tugevused ja arenguruum nähtuna teiste poolt.

Sagedamini kaasatavad grupid on:

360-uuring ei tohiks olla iseseisev sündmus. See pole ühekordne projekt, „tehtud ja unustatud“ lähenemine. Vaid sisend arenguvestluseks, alus 1:1 vestlusteks või coaching’u lähtepunkt.

Küps organisatsioon arendab 360-protsessi, mitte ainult töötajaid. Uurige tsükli lõpus:

• Kas inimesed tundsid end turvaliselt?
• Kas vestlused olid sisukad?
• Kas midagi päriselt muutus?

Esimene samm – enne, kui alustada ettevalmistustega – sõnastage eesmärk

Vastake küsimusele: “Milleks me seda tegelikult teeme?”

Realistlikud eesmärgid	Ebarealistlikud eesmärgid
– juhtide eneseteadlikkuse suurendamine; – tugevuste ja toimivate mustrite esiletõstmine; – arendavate vestluste toetamine.	– palgaotsused; – ametikõrgendused; – “objektiivse tõe” otsimine; – juhtide järjestamine.

Kui 360 tagasiside on seotud hinnangute või sanktsioonidega, aktiveerub „võitle-või-põgene“ reaktsioon ja areng pidurdub.

360° tagasiside protsess

Konfidentsiaalsuse tagamiseks on oluline, et need inimesed, kellel on võimalus või õigus teada saada teiste tulemusi, on kohustatud seda informatsiooni mitte jagama. Tulemusi teavad kindlasti raportite koostajad ja iga uuringus osaleja ise. Kaasaegne seisukoht on, et tulemused kuuluvad inimesele endale ja ta otsustab ise, kellele ta neid jagab/näitab. 

Tagasisiside andjate valimine (vähem on rohkem)

Tagasiside andjateks peaksid olema inimesed, kes puutuvad inimesega (tööalaselt) kokku ja on olnud situatsioonides, kus avaldub käitumine, mille kohta tagasisidet soovitakse saada. Tavapäraselt

• 1 otsene juht (maatriksstruktuuris ka teised tööülesandeid andvad juhid)

• 3–5 kolleegi (samal juhtimistasandil või sarnast tööd tegevad)

• 3–5 alluvat (kui on)

• 3–5 partnerit (inimesed, kellega on sagedasem tööalane kokkupuude organisatsioonis või ka väljaspool seda)

Lisandub inimese enesehinnang.

Konsultandi soovitus on lasta hinnatavatel endil oma hindajad valida. Soovi korral võib tellija esindaja nimesid lisada, kuid mitte ära võtta. Parima hindamiskvaliteedi saamiseks oleks hea, kui ka hinnatavad ise teavitavad oma hindajaid, et on neid valinud ja paluvad hindamises osaleda.

Väldi liiga suurt hindajate hulka, juhuslikku valikut ja inimesi, kellel puudub reaalne koostöökogemus. 360 ei muutu täpsemaks hindajate arvu kasvades – pigem suureneb müra.

Küsimustiku koostamine

Soovitame küsimustiku koostamisel kaasata nii konsultanti kui tagasiside saajaid. Või lasta neil vähemalt eelnevalt sellega tutvuda ja anda oma kommentaare. Ideaalis võiks küsimustik olla personaalne ja sisaldada küsimusi, mis huvitavad just seda konkreetset inimest.

Küsimustik võiks sisaldada nii skaalavastustega kui vabade tekstivastustega küsimusi/väiteid ning peab võimaldama põhjalikku tagasisidet hinnatavale. Oluline on küsimuste sõnastus, tagasiside andja peab mõistma, mida küsitakse. Ehkki vabavastuseid on tagasiside andjatele vahel tüütud, peitub suurim väärtus just nendes kirjeldustes. Rohkem väärtuslikku infot saab siis, kui tagasiside andjatega on eelnevalt nende ülesandest ja selle tähtsusest räägitud.

Väldi abstraktseid omadusi:	Eelista konkreetseid, jälgitavaid mustreid
– „on strateegiline“ – „on hea juht“ – „on empaatiline“	– „Millistes olukordades on see juht olnud sinu jaoks eriti toetav?“ – „Millal on tema käitumine aidanud meeskonnal paremini töötada?“ – „Mis tema juhtimisstiilis sinu jaoks kõige paremini töötab?“

Pea meeles, et inimesed ei suuda usaldusväärselt hinnata iseloomujooni, küll aga oma kogemust.

Nihuta fookus tugevustele ja toimivale. Soovitatav küsimuste jaotus:

• ~60–70% tugevused ja toimivad mustrid;

• ~20–30% arengukohad. Neuroteadus näitab, et õppimine toimub paremini tugevuste edasiarendamise kaudu ja selle tulemusel kompenseeruvad ka nn. “nõrkused”;

• 1–2 avatud refleksiooniküsimust. Näiteks: „Milline käitumine või harjumus võiks selle juhi puhul tulevikus veelgi rohkem mõju avaldada?“

Uuringu läbiviimine

Ettevalmistavas etapis vajame lõplikku küsimustikku või küsimustikke ning suhtemaatriksit – tagasiside saajate ja andjate nimed, e-mailid  ja positsiooni tagasiside saaja suhtes (juht, kolleeg jne).  Konsultant saadab tellijale vastava tabeli vormi (vt.näide).

Konsultant sisestab andmed küsitluskeskkonda, samuti kutse- ja meeldetuletuskirjade tekstid ning määrab programmis vastamisperioodi. Esmase kutsekirja teksti kooskõlastame eelnevalt tellija esindajaga.

Uuring viiakse läbi veebipõhises küsitluskeskkonnas. Konsultant pakub jooksvalt help-desk tuge neile, kel tekib küsimusi või probleeme (kadunud salasõna, probleemid keskkonda sisenemisel, tahetakse kinnitust, et vastus on kohale jõudnud vms).

Kokku lepitud sagedusega saadame välja meeldetuletuskirju neile, kes pole vastamist alustanud või kellel on see pooleli jäänud. Konsultant ei vastuta osalusaktiivsuse eest. Me teeme omalt poolt kõik, et kutsutuid korduvalt teavitada, kuid aktiivsuse suurendamiseks võib olla vajalik ka kliendipoolne teavitustöö.

Laekuvad vastused kogunevad andmebaasi, mille alusel genereeritakse raportid. Raportite koostamist ei saa alustada enne, kui küsitlusperiood on lõppenud.

Individuaalraport sisaldab:

• Individuaalseid tulemusi kvalitatiivanalüüsina, graafiliselt ja numbriliselt nii küsimuste kui kompetentsiklastrite kaupa ja erinevate tegesisidestajate gruppide lõikes.
• Võrdlusi enesehinnanguga.
• Soovi korral võrdlusi referentsgrupiga.
• Antud vabavastuseid ja kommentaare ning nende analüüsi.

Alluvate, partnerite ja kolleegide gruppides ei kuvata konfidentsiaalsuse tagamiseks tulemusi eraldi juhul, kui grupis oli laekunud vähem kui 3 vastust.

Raportite struktuuri ja kujunduse osas oleme paindlikud ja saame need teha just vastavalt tellija soovidele. Raportid valmivad elektrooniliselt PDF failiformaadis. Juhul kui tellija ei soovi tagasiside sessiooni konsultandiga, soovitame lisada raporti lõppu ka juhendküsimused, mis aitavad raporti läbitöötamisel ja järelduste tegemisel.

Raportite edastamine

Eelnevalt oleme tellijaga kokku leppinud, kuidas toimub tulemuste esitamine tagasiside saajatele.

Halb praktika on saata PDF e-posti ning jätta inimene oma tulemustega üksi.

Hea praktika eeldab vahetult peale raporti edestamist või selle ajal struktureeritud tagasisidevestlust vahetu juhi, organisatsiooni arengunõustaja või konsultandiga. Vajalik on coachiv või reflekteeriv lähenemine ning piisava aja andmine tagasiside saajale selle mõtestamiseks.

Soovitame tellijale mitte sundida inimesi „parandamisplaani“ koostama, sest areng ei teki automaatselt puuduste parandamisest. Selle asemel aita neil valida 1–2 tugevust, mida teadlikult võimendada, sõnastada väike käitumiskatsetus ja siduda see päris tööolukorraga. Näiteks: „Kuna sind tajutakse väga selge suuna andjana, katseta järgmise 2 kuu jooksul seda teadlikult keerulisemates olukordades.“

Refleksioonisessioonid hinnatavatega

Juhul, kui raporti üleandmisvestluse teeb konsultant, on sessiooni kestvus ühe inimesega 1-1,5 tundi. Vestlus on coachingu põhimõtteid järgiv. See tähendab, et mitte konsultant ei “tõlgi tähtsa näoga” tulemusi hinnatavale, vaid inimene võtab ise vastutuse oma arengu eest. Ta saab konsultandi suunamisel võimaluse läbi arutada oma tulemused, ventileerida esmaseid emotsioone, anda ise saadud tagasisidele tähendus ning teha järeldused edasiseks arenguks.

Meetodi eeliseks on personaalne lähenemine, võimalus sügavaks eneseavamiseks turvalises keskkonnas ning vajadusel ka tugevate emotsioonide läbitöötamine.

Meetodi puuduseks on ajamahukus, pole võimalik kasutada grupisünergiat ja –toetust ning arendada koostööd teistega.

Hoolikat tähelepanu vajab vestlussessioonide ajastamine. Vestlus on tulemuslikum, kui inimene saab eelnevalt võimaluse oma raport läbi vaadata. Samas ei tohiks vahe raporti kättesaamise ja vestluse vahel olla pikem kui päev-paar. Eriti oluline on see juhul, kui tulemused ei ole väga positiivsed. Ka ei tohiks erinevate grupiliikmete vestlused ajas palju hajuda, soovitav oleks need teha võimalikult kompaktselt, järjestikkustel päevadel. Üks konsultant jõuab päevas teha 5-6 kohtumist.

Grupiviisilise tagasiside-sessiooni kestvus on 4-6 akadeemilist tundi, grupi suurus ei ole piiratud. Konsultandi juhendamisel töötavad osalejad oma tulemused läbi, saavad neid arutada teistega (eneseavamise ja jagamise määra otsustab iga osaleja ise, kedagi ei sunnita rohkemaks, kui ta on ise valmis) ja küsida täiendavat tagasisidet. Lisaks on siin võimalus grupikokkulepeteks nt. teatud käitumiste, lähenemisviiside või eesmärkide osas ja seeläbi edendada koostööd ettevõttes.

Meetodi eeliseks ongi grupisünergia ärakasutamine arengule motiveerimiseks ning koostöösuhete arendamine. Ka on meetod ressursisäästlikum.

Grupimeetod võib olla ebasobiv, kui grupis puudub üksteise suhtes vähimgi usaldus, inimesed on omavahel tugevas konkurentsis ning sagedastes konfliktides.

Kombineeritud meetodil pakutakse grupisessiooni järgselt ca 1-tunniseid individuaalsessioone neile, kes seda soovivad. Nt. inimesed, kes on saadud tagasisidest tugevalt häiritud, on usaldamatud grupikaaslaste suhtes või vajavad märkimisväärselt rohkem aega eneseanalüüsiks.

Koondraport

Tellija soovil koostame ka koondraporti. See sisaldab:

• Protsessi kirjeldust.
• Esmased kvaliteediindikaatorid (osalusmäär, mittetäielike raportite määr, vastamata küsimuste määr, vabavastuste andmise määr).
• Skaalavastuste tulemused küsimusklastrite, gruppide ja struktuuriüksuste lõikes (graafiliselt ja tabelitena).
• Vabavastuste kvalitatiivanalüüs küsimusklastrite, gruppide ja struktuuriüksuste lõikes (graafiliselt ja tabelitena).
• Lisadena küsimustik(ud) ja tagasiside saajate nimekirjad.

Koondraport ei sisalda üksikute tagasiside saajate tulemusi (konfidentsiaalsuslepe)! Koondraport väljastatakse tellijale elektroonselt MS Word failiformaadis edasiste töötluste hõlbustamiseks.