Mari-Liis Järg, ilmus Juhtimine.ee 27.08.2007
Mis on aeg? Einsteini järgi on aeg see, mida saab vaadata kellalt. Kuidas aega sel juhul juhtida? Planeerides täpselt tegevusi kellaajaliselt ning järgides seda reeglit järjekindlalt, võiks olla vastus. Vaatamata sellele, et aega saab mõõta ja et ikka räägitakse aja juhtimisest, tekitab mõiste “aja juhtimine” vale mulje sellest, mida inimene on võimeline tegema. Aega ei saa juhtida, aeg on meist sõltumatu ja kulgeb omasoodu, me saame juhtida vaid ennast ja oma ajakasutust. Et ennast edukalt ajas juhtida tuleb teada nii seda, mis on sinu elus-töös olulised asjad ja ka seda, kuidas neid olulisi asju ellu viia. Üks osa efektiivsest ajakasutusest on eelseisvate tegevuste edukas planeerimine ning teoks tegemine. Planeerimisel peaks aga silmas pidama järgmisi asju:
- Sea alati esmatähtis esikohale
Eduka planeerimise võti on kõige olulisemate asjade tegemine esmajärjekorras sellele täielikult keskendudes. Nagu elus tervikuna tuleks teada oma prioriteete ja põhisuunda, oleks mõistlik seada prioriteedid ka ühele päevale. Ning seejärel tee kõige olulisem asi esimesena. Justnimelt esimesena, mitte peale e-meilide vaatamist või peale mõne väikse aja ära tegemist. On väga lihtne uppuda pisikeste asjade sisse, mis võtavad ära oluliste asjade tegemise energia. „Ma koristan oma laua ära, siis hakkan….” või „kõigepealt ma vaatan, mis on uudist”. Tuleb tuttav ette?
- Tee pikaajalisi ja lühiajalisi plaane
Planeerimine pole liigseid piire seadev ega rohkesti aega nõudev nagu vahest arvatakse. Pigem võimaldab oma pikaajaliste plaanide peale mõtlemine selgeks mõelda, millises suunas olen oma elu seadmas ja kuhu liigun tööalases perspektiivis. Planeerida võiks olla nii aasta-, kuu- kui nädala- ja päevaplaani kaupa. Päevaplaanis koostades võiks arvestada, et igas päevas võiks olla üks päeva peaülesanne. Päevaplaani lisatavad asjad peaksid kindlasti olema ajalised ning planeeritud päeva kindla ajavaruga.
- Planeeri endale vaikset keskendumisaega
Mõned juhid kutsuvad seda segamautu töö aega „vaikseks tunniks”. See on aeg, mille mõte on võtta endale süvenemiseks vajalikku tööaega ilma tavapäraste segajateta. Ilma telefonikõnede, jutuajamiste, vahelesegamisteta. Tulemused võivad olla täiesti üllatavad. Ühe vaikse tunni tulemusena võite teha ära isegi kolme „tavalise” tunni töö.
- Hoia vaja-teha-nimekiri kalendri ja enda lähedal
On mõned asjad, mis pole nii tähtsad teha just sel konkreetsel päeval. Kuid võib ette tulla olukordi kus sul tekib ootamatu võimalus neid asju siiski teha. Mõni kohtumine jääb ära või on tekkinud ootamatu paus. Sel juhul on hea nimekirjast sobiva aja – ja energiakuluga tegevust kohe teha. Samuti võib tekkinud pausi ajal üle vaadata ka pikaajalisi eesmärke, kuu ja aastaplaane.
- Hoia oma plaanidest kinni
Keegi teine ei saa sinu eest sinu plaane teoks teha. Seega – leia, mis on oluline, planeeri ja tee seda! Hea vahend plaanidest kinni pidamiseks on nende paigutamine kirjalikujul kujul sinu nägemisulatusse. Vaatle neid ja mis peamine, hakka plaanituga kohe peale ning tee see ära.
